Análisis de negocios

El análisis de negocio es definitivamente el primer paso a dar cuando se pretende prestar un servicio o vender un bien.

En la ingeniería de software el análisis de negocio toma un lugar importante debido a que es el primer acercamiento que se tiene con el cliente potencial y sirve para conocer su giro en forma general y los objetivos que persigue. Con ello el analista de negocios se da una idea de las áreas en las que podría necesitar apoyo la empresa o institución. He ahí la importancia de que la primer entrevista con el cliente sea con alguien que conozca perfectamente sobre el negocio y esté dispuesto a invertir el tiempo suficiente en enseñar al analista todo lo referente al mismo.

El analista del negocio necesita buscar entender lo mejor posible de lo que se trata el negocio y sus necesidades actuales y para ello puede recurrir a ser acompañado a la visita por uno o más analistas para poder captar los detalles desde distintas perspectivas. También de ser posible conviene llevar una grabadora de voz y/o una cámara de video (hay que revisar previamente con el cliente si lo permite) con la memoria y energía suficientes para aguantar en toda la visita. Por supuesto no puede faltar el cuaderno o bloc de notas para ir plazmando con la pluma lo que se va alcanzando a captar y también para utilizarlo como apoyo para hacer diagramas (por ejemplo un diagrama global de los procesos del negocio) y confirmar con el cliente si se está entendiendo lo que se ha visto.

Hay que aprovechar la primer visita para recordarle al cliente que es importante el que las personas de la organización involucradas en los distintos procesos de la empresa estén disponibles para explicar la parte de los procesos que ellos realizan (incluyendo las actividades que no les corresponden). Por supuesto que previo a la visita se debió haber especificado al representante de la empresa lo expuesto anteriormente.

Además de las entrevistas cara a cara con los usuarios de los procesos, el analista de negocios puede apoyarse con talleres de lluvia de ideas y recurrir a cuestionarios previamente preparados que sirvan como una guía para ir conociendo las necesidades existentes.

Una vez que se haya aprendido de todos los procesos de la empresa (que puede llevar varias visitas) es importante que se convoque a una reunión en la que participen los dueños de cada uno de los procesos y al menos una persona más por cada área o proceso, esto con la finalidad de que el analista de negocios exponga lo que ha entendido del negocio y las necesidades existentes y así los usuarios de todas las áreas pueda dar su punto de vista y/o complementar propuestas realizadas en otras áreas. Así, ayudaremos a los usuarios a tener concensos con los requerimientos que afecten a un área determinada y a otras áreas. Es importante que se vaya tomando nota de todos los acuerdos e indicaciones obtenidos en la reunión.

Posteriormente el analista elaborará un documento en el que plasme a detalle todo lo que entendió del negocio, las necesidades, la estructura (staff) de la organización, delimitará lo que se espera que realice para mejora los procesos (posiblemente el desarrollo de un nuevo sistema informático o adecuaciones a uno ya existente), los beneficios que se obtendrán al realizar las mejoras y las personas/áreas directamente beneficiados. Dicho documento se le presentará a la empresa analizada y de preferencia acompañado de un estimado de tiempo y costo para realizar las mejoras.

A continuación la empresa da su visto bueno (o se cambia el alcance del proyecto hasta que el cliente esté de acuerdo) y así el proyecto está listo para iniciar y el primer paso es continuar con el análisis pero a un mayor nivel de detalle.

Igual puede resultar que el cliente no acepte la propuesta ya sea porque no le conviene el costo o el tiempo necesario para realizar el proyecto o bien debido a que analistas de negocios de la competencia les propusieron algo que consideraron de mayor beneficio para aceptarlo.